自社の損益を減らすために債権管理システムを導入!クラウド版のワークフローの魅力とは

企業が導入するITツール

世界中に存在している多くの企業が自社での業務において、最適化を目指していると思います。しかし、業務を最適化するためにどのようなITツールが必要なのかをご存知でしょうか。

ITツールで業務効率アップ

PC

ワークフローとは

ワークフローとは、稟議書や出張申請書、報告書など企業内部で行われる情報のやりとりや業務において一連の流れのことを指します。近年では、このワークフローの見直しが多くの企業によって取り組まれており、ワークフローのソフトウェアに注目が集まっています。ワークフローのシステムは、紙の書類を電子データにすることによって、業務面での流れをコントロール、管理することができます。そのため、今では多くの企業がワークフローを導入しているのです。また、ワークフローを導入することによって、得られるメリットには様々なことがあります。例えば、稟議書や出張書などの書類作成が簡単に作成できることがそうでしょう。ワークフローを使用した申請書類は、申請内容を選択し項目を入力するだけで業務が完了します。そのため、申請する手間暇がかからず、全従業員の負担が少なくて済みます。また、紙の書類では脱字・誤字による記入ミスがあることから重要な書類が提出できないといった事態もあり得ます。しかし、ワークフローでは、申請後であっても簡単に修正することができるので、そのような事態を防ぐことができます。

業務を円滑にする

また、クラウド版のワークフローにおいては、スマホなどの端末を持っておけばリアルタイムでいつでも申請業務を行なうことができます。そのため、外出や出張があった際にも移動時間や出張先でも申請業務を進めておくことが可能です。また、見積承認などの管理者側の承認業務であった場合でも、すぐに対応することができ、外出先や出張先においてもご自身が担当している商談や営業に尽力することができるのです。このように担当者が不在で顧客とのやり取りで困ることがなく、社内での業務が効率化します。しかし、ワークフローのシステムは多くの会社によって、販売・提供されています。そのため、導入する際にはどの会社が自社での運用目的に一番適しているか厳選することが大切です。今ではインターネット上で各ワークフローの製品を比較しているサイトなどがあります。ワークフローの導入を検討しているのなら、このようなサイトを利用して決めることをおすすめします。また、業務を円滑にすることが目的ならばコミュニケーションツールを自社で導入するのもいいでしょう。

債権管理システム

現金で商売を行なう企業であれば、常に現金を回収することができ、債権管理を行なう必要はありません。しかし、掛取引の場合は1ヶ月分をまとめて請求するといった形式なので、現金が回収できないこともあります。全ての顧客から請求通りに回収することができれば、問題はありませんが現実はそうはいきません。そのため、多くの企業が債権管理について頭を悩ませているのです。しかし、最近では債権管理に便利なソフトウェアが開発されているのをご存知でしょうか。債権管理ソフトではインターネット上において、顧客の情報が管理されており、入金状況が一目で分かります。そのため、どの企業が未入金かをすぐに見分けることができるのです。商品や製品を販売している企業であれば、ワークフローの一環として債権管理システムを導入するといいでしょう。

有料ツールがおすすめ

ITツールには無料ツールと有料ツールがありますが、有料ツールを利用することをおすすめします。有料ツールでは、有料で提供されているだけであってセキュリティ面や性能面が非常に優れています。

ワークフローシステムのメリット

  • 申請書の作成が簡単
  • 申請経路が一目瞭然
  • 承認処理が効率的
  • ステップごとの経緯や履歴がわかる
  • 申請書を再利用できるからコスト削減ができる

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クラウド版のワークフロー

ワークフローを導入することを検討しているなら、パッケージ版ではなくクラウド版のワークフローを選ぶことをおすすめします。クラウド版のワークフローはスマホなどの携帯端末を持っていれば、リアルタイムで様々な業務を行なうことができ便利です。

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