クラウド版のワークフロー|ワークフローや債権管理システムを導入!【クラウド版の魅力とは】

クラウド版のワークフローを利用して業務を効率化

クラウド版のワークフロー

男の人

ワークフローを導入

クラウド版のワークフローを導入するにあたり、まずシステムを導入することから始めるのではなく、どの申請書や報告書をシステム化したいのかを考えておきましょう。また、それに伴いビジネスの手順や規定自体を再設定する必要がありますので、導入する際にはワークフローのプロジェクトチームを立てておくべきです。まず最初にプロジェクトチームを主導に現状の業務を確認し、問題点を抽出することが大切です。その上でワークフローによってどう改善していくべきなのかを考えて、導入することでどのようなメリットが生まれるかをイメージしましょう。
次にワークフローシステムを構築します。組織の所属や役職、またはユーザーの情報を登録し、申請書や報告書などの作成、承認ルートの設定や権限について決めます。ワークフローシステムでは各書式ごとに使用する利用者を設定することができます。そのため、承認ルートで不手際がないように利用者と承認者を設定しておくといいでしょう。

検証と運用準備

ある程度のワークフローシステムが構築できたなら、実際に利用して検証しておきましょう。登録しているユーザーがログインできるか、申請や承認が正常にできているかなどをはじめに検証します。また、それから各申請書ごとに設定された承認ルートの通りに申請書が渡っているかをチェックします。この時に印影や採番がきちんと表示されるかも確認しておきましょう。
機能の拡張や外部システムとの連携も問題ないようであれば、運用を開始していきます。ワークフローを運用し始める前に、システムダウンに備えてバックアップ機能を充実させておいた方がいいでしょう。実際に導入し、利用し始めてからの方がエラーが報告されるものです。また、他にも社員全員が安心して利用するために、全体への周知を怠らないようにするべきです。そして、社員全員がワークフローを利用することで業務を効率化を目指し、内部統制の強化を図るといいでしょう。

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